Как выбрать товароучетную систему для работы с ЕГАИС 3.0

Все ретейлеры, реализующие алкогольную продукцию на территории России, обязаны работать с ЕГАИС. Это автоматическая система, обширная государственная база данных. Она содержит информацию обо всей алкогольной продукции, которая была произведена в нашей стране либо ввезена из-за рубежа: название торговой марки и производитель, объем партии, крепость, состав.
3990
Цель внедрения ЕГАИС благая - осуществлять тщательный контроль за оборотом спиртного в нашей стране, выявлять контрафакт, определять, на всех ли этапах производства и реализации алкоголя предприятия исполняют свои обязательства. В том числе - и по уплате налогов. 

Работа розничного ретейлера с ЕГАИС происходит так. Формируется заказ: продавец отправляет его оптовику, с которым работает. Поставщик, приняв заказ, создает товарную накладную двух видов: электронную и на бумаге. Первую отправляют через ЕГАИС ритейлеру. Бумажная накладная едет вместе с партией.

После того, как товар поступает к продавцу, сравниваются две накладные. Если что-то не совпадает, составляется акт расхождения.

Новые правила

С 1 июля 2018 г. все ретейлеры, торгующие алкоголем, должны полностью перейти на ЕГАИС 3.0. Это не «обновление» предыдущей версии, а совершенно новая процедура учета, которая устанавливает иные «правила игры» для ретейлеров. Как только  ЕГАИС 3.0 вступит в силу, ЕГАИС 2.0 перестанет работать.

Основное нововведение ЕГАИС 3.0 — помарочный учет алкогольной продукции. Для этого в системе введен специальный регистр №3. Инициатор этого дополнения, Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка, считает, что это мера, необходимая для полного контроля товарооборота крепкого алкоголя.

Перейти в обязательном порядке на ЕГАИС 3.0 должны импортеры и производители крепкого спиртного, оптовики, розничные ретейлеры, а также предприятия общественного питания, реализующие алкоголь. То есть все те, кто сейчас работает на ЕГАИС 2.0. Всем участникам товарооборота придется сканировать каждую  акцизную марку.
 
Новая система максимально нивелирует нелегальные схемы продажи алкоголя. Схема проста: после 1 июля 2018 года с бутылкой крепкого алкоголя невозможно будет что-то сделать, если марка не учтена на балансе магазина. Обновленный УТМ ЕГАИС (версии 2.1.6)  уже работает по новой схеме.
 
Очередные изменения предприниматели, по понятным причинам, принимают негативно. Для них это дополнительная “головная боль”: усложняется работа с документами. Так как в дополнение к прочей информации (наименованию товара и его количеству) нужно указывать все марки, изменяется интерфейс ввода данных в программах. Процесс работы с документами становится более трудоёмким — на их заполнение потребуется больше времени. Но даже если компания будет вести учет тщательно и правильно, потребуется важные процедуры — выравнивание остатков и мониторинг остатков, чтобы фактические и в ЕГАИС были равны. Именно поэтому важно подобрать максимально удобные и эффективные инструменты для работы с новой версией системы.

Что нужно для работы с ЕГАИС 3.0?
  1. Касса, совместимая с УТМ (универсальным транспортным модулем — программным обеспечением для отправки сведений об обороте или розничной торговле алкогольным товаром) ЕГАИС.
  2. Товароучетная система, которая поддерживает работу в ЕГАИС 3.0 ее предоставляют различные компании-разработчики.
Если вы новичок на рынке, ранее не продавали алкоголь и не работали с этой системой, самый удобный вариант — приобрести онлайн-кассу, которую можно дополнить функционалом ЕГАИС. Это может быть смарт-терминал, либо решения по онлайн-кассам с фискальным регистратором. О том, какие бывают виды онлайн-касс, можно прочитать здесь.
Все, кто уже знаком с ЕГАИС, знают, что функционал товароучетной системы напрямую влияет на удобство и эффективность работы. Есть разработчики, которые ограничиваются набором базовых функций в работе с ЕГАИС 3,0, предлагая пользователям только то, что обеспечивает соблюдение законодательства:
  • постановка на баланс;
  • списание;
  • помарочный учет.
Но некоторые компании идут дальше и предлагают пользователям дополнительные возможности. К примеру, в товароучетной системе от компании LiteBox (Лайтбокс) есть такие функции, как:
  • автоматическое выравнивание остатков, автоматическое формирование документов списания и их отправка в ЕГАИС; 
  • автоматическое создание документа списания на конец смены для пива и другой слабоалкогольной продукции;
  • запрос нечитаемой PDF марки;
  • автоматическое формирование алкодекларации;
  • ограничение продажи по дням недели и часам;
  • работа с накладными;
  • возможность вскрытия тары продавцом на кассе и автоматическое создание документов пересортицы и списания (документ списания автоматически уходит в ЕГАИС по факту списания);
  • настройка на кассе, показывающая кассиру дату рождения, начиная с которой можно отпускать алкоголь покупателю.
Зачем нужна автоматизация ЕГАИС, или привет от «Росалкогольрегулирования»
Приведем пример. В конце апреля 2018 г. многие предприниматели получили от «Росалкогольрегулирования» письмо, в котором их известили об остатках немаркируемой алкогольной продукции (пива, пивных напитков, сидра, пуаре и медовухи). Данные в ЕГАИС и в декларациях, поданных за первый квартал 2018 г., расходились.
Это произошло из-за того, что многие компании не проводили акты списания вообще. Либо провели акты списания продукции, реализованной 30 и 31 марта, чуть позже — 1 и 2 апреля. А это уже второй квартал.
Как исправить ситуацию? Прежде всего, предприниматель должен написать объяснение в региональный орган исполнительной власти, куда подает декларацию.
Второй шаг — выровнять остатки ЕГАИС с декларацией. Сделать это можно вручную, а можно и автоматически (например, как это делают пользователи LiteBox). В данном случае возможность автоматического формирования документов списания слабоалкогольной продукции на конец смены снимает в дальнейшем всю «головную боль», связанную с расхождением в остатках продукции с ЕГАИС, и избавляет владельца бизнеса от штрафа.
Максимально возможная автоматизация работы с такой сложной категорий товаров, как алкоголь, дает владельцу бизнеса большую уверенность и спокойствие в том, что персонал будет работать с ЕГАИС правильно, а проверяющие органы не наложат штрафы. Таким образом, чем больше функций для работы с ЕГАИС  предоставляет разработчик, тем лучше.

Как сделать правильный выбор?

Законодательство, регулирующее работу алкогольного ретейла, меняется достаточно быстро. Для участников рынка важно постоянно отслеживать и актуализировать эти изменения. Поэтому при выборе инструментов для работы с ЕГАИС нужно обращать внимание еще на один важный момент: как и кем обновляются товароучетные системы.

Товароучетные системы бывают «коробочные» и облачные.

В облачном варианте все обновления, в том числе связанные с изменениями законодательства, происходят автоматически и, что немаловажно, бесплатно. Эту заботу берет на себя разработчик сервиса. Плюс облачной товароучетной системы — то, что продавец всегда работает с актуальной версией ЕГАИС и ничего не платит, если законодатели вносят очередные изменения.

Тем, кто использует «коробочную» товароучетную систему, придется мониторить все изменения и заботиться об обновлениях самостоятельно. А если разработчик не обеспечивает техподдержку магазина либо в тариф не включена возможность дополнительных обновлений, придется привлекать внешнего специалиста и платить ему за обновления сервиса.
 
Опытом разработки товароучетных систем поделился технический директор облачного решения для онлайн-касс LiteBox Сергей Музыкантов: «Мы минимизируем сложности перехода на версию ЕГАИС 3.0. за счет программных средств. Временные потери клиента компенсируются благодаря тому, что в нашем сервисе учет товара в каждом звене производственной цепочки (будь то поступление, инвентаризация или продажа) может выполняться одновременно несколькими сотрудниками предприятия. Обмен данными между подразделениями и кассой происходит мгновенно. А потому простои при приеме алкоголя на склад и его дальнейшего перемещения в торговый зал для продажи сводятся к нулю».

Резюмируем: чтобы переход на новую версию системы был максимально безболезненным, лучше всего использовать продукт разработчиков, которые наиболее полноценно реализовали ЕГАИС в своих софтах и товароучетных системах. С большой долей вероятности они уже активно работают над интеграцией с ЕГАИС 3.0.
 


Материалы по теме

Точка зрения

Как ЕГАИС помогает автоматизации

Соучредитель POSTER — компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов — Родион Ерошек рассказывает о тонкостях автоматизации общепита. 

02.05
KnowHow

Последние тренды e-commerce для онлайн-торговли

Одну десятую часть времени в интернете россияне проводят за онлайн-шопингом. Объемы интернет-торговли стабильно растут. 24 млн жителей страны регулярно совершают покупки в сети. В 2018 г. это число увеличится, а объемы интернет-торговли могут превысить 1 трлн руб. Вот 7 главных тенденций развития рынка электронной торговли.
07.05
KnowHow

Стоит ли собственнику продавать объект на краудфандинговых площадках?

Егор Клименко, генеральный директор краудфандинговой (краудинвестинговой) площадки AKTIVO

20.12

журнал CRE 3 (437)

Март, 2024
Стратегическим партнером журнала в 2024 году является компания PIONEER Вышел из печати мартовский выпуск журнала (№3, 2024). Соредактором CRE в этот раз стал Алексей Мирошников, генеральный директор компании PIONEER. ЧИТАЙТЕ В НОМЕРЕ: Летучка Алексей Мирошников: «ЗАДАВАТЬ ТОН ПРОДОЛЖАТ СИСТЕМНЫЕ СТОЛИЧНЫЕ ДЕВЕЛОПЕРЫ»   Склады и логистика МЕДВЕЖИЙ УГОЛ Объем сделок на рынке складской недвижимости сравнялся с московским   Инвестиции ЗАКРЫТЫЙ ПОКАЗ ЗПИФы установили историчес...

Популярное

Источник: cre.ru
Рейтинг

Топ-10 самых читаемых новостей за неделю (18-24 марта)

Крупные сделки аренды офисов и складов, переговоры по Дмитровскому логистическому парку, крупные офисные проекты ПИК и Галс, старт строительства СберСити и другие новости - в нашей традиционной подборке за неделю.
24.03
Источник: cre.ru
События

Араз Агаларов, основатель и владелец Crocus Group, о теракте 22.03

Случилась страшнейшая трагедия, и уже было сказано, что за последние 20 лет ничего подобного не происходило.
24.03
Источник: Пресс-служба ПИК
Проект

ПИК рассказал про Lakes

ПИК построит многофункциональный комплекс на западе Москвы.

22.03
Источник: Пресс-служба Сбербанка России
Игроки рынка

В СберСити стартовало строительство штаб-квартиры

В СберСити в Рублево-Архангельском начали строительство штаб-квартиры компаний — партнеров Сбера.
 
22.03
Источник: Пресс-служба Nikoliers
Открытие

Sokolov достиг 500

Sokolov открыл 500-й розничный магазин.
 
22.03
Источник: CRE
События

Office Development Brunch: Как меняется офисная карта Москвы

21 марта в Radisson Blu Leninsky в Москве состоялась встреча участников офисного рынка. Эксперты подвели предварительные итоги первого квартала, рассказали об основных трендах и подробно рассмотрели офисную карту столицы, как в разрезе развития деловых кластеров, так и по ключевым активным игрокам рынка прямо сейчас.
25.03

подпишись НА эксклюзивные новости cre