Загородиться от кризиса

Дмитрий Воскобойников,
ведущий архитектор компании SHCA

В условиях кризиса многие компании не только сокращают рабочие места, но и вынуждены перемещаться в более дешевые и маленькие помещения.

В таких условиях наиболее интересным решением станет система hotdesking, когда рабочее место может быть использовано двумя или более сотрудниками, либо занятых неполный рабочий день, либо находящихся в частых командировках или на встречах. Использование современных технологий, таких как Интернет, позволяет сотрудникам работать в удаленном режиме. Таким образом, компания может снизить потребность в офисных площадях.

Для сокращения потребности в площадях возможна аренда переговорных комнат в отелях, конференц-центрах и даже в ресторанах и кафе. Например, в Лондоне нередко можно встретить бизнесменов, обсуждающих за столиком в кафе важный контракт. При переносе переговорных комнат за пределы офиса повышается потребность в местах для неформального общения – эти площади могут быть совмещены с кухней, системой hotdesking и даже с библио­текой.

Если говорить об эргономике офиса, то даже в условиях жесткого сокращения площадей основные требования по эргономике рабочих мест должны сохраняться, так как это поможет мотивировать сотрудников в кризисное время.

Сергей Мальцев,
заместитель генерального директора компании «Астарта престиж»:

Каждый клиент должен решить для себя, насколько он готов пожертвовать удобствами: минимум у каждого свой. Например, недавно мы выполнили заказ, в ходе которого на площади 30 кв. м нам удалось выделить три зоны – ресепшен, переговорную и рабочее помещение. При проектировании оптимального пространства стоит основываться на том, что каждое помещение индивидуально. В процессе разработки схемы расположения отделов необходимо учитывать количество сотрудников и их маршрут перемещения в рамках офиса. В качестве экономичных решений можно рекомендовать глухие системы из гипсокартона. Их делают в том случае, когда в рабочее пространство попадает окно. Однако зачастую в больших помещениях не хватает света, тогда выбирают комбинированные системы перегородок, где нижняя часть непрозрачная, а верхняя – из стекла. Стоимость одного квадратного метра такой конструкции составляет от 4 тыс. рублей.

Что касается мобильных конструкций, доступное решение – это глухое заполнение из плит МДФ, в том числе обтянутых виниловым покрытием. Еще одним решением, позволяющим сократить необходимую площадь, являются раздвижные (откатные) двери. Они устанавливаются в глухих, а также в комбинированных перегородках. При этом полотно двери может убираться в саму конструкцию.

Наталья Белугина,
руководитель мастерской Be Tone:

В связи с кризисом многим компаниям приходится ужимать площади, поскольку стоимость квадратного метра для них стала высока. Уменьшается площадь – уменьшаются расходы на арендную плату. Я очень советую сегодня делать ставку на open space. Такое решение позволяет сократить систему проходов и минимизировать площадь под установку стен. Под рабочую зону можно также использовать любую вспомогательную площадь, если, разумеется, это не бывшая курилка. Главное, чтобы хватало вентиляции и освещения.

Таисия Капридова,
руководитель проектов АБ «Сретенка»

Если это помещение без естественного освещения, можно организовать там рабочие места для сотрудников, находящихся в офисе часть дня. Если естественного освещения недостаточно, нужно восполнить его правильно подобранным искусственным светом. Если же вы вынуждены перевести сотрудников в заведомо неприспособленные для работы помещения, постарайтесь эмоционально компенсировать это изменение. Кроме минимума эргономических удобств создайте сотруднику дополнительный комфорт – замените компьютер на более современную модель, купите красивые канцелярские товары. Можно экономить на офисе, но не на людях. Даже малыми средствами можно создать удобный офис и позитивную рабочую обстановку.

Наталья Махова,
коммерческий директор компании Office Solutions

Переоборудование вспомогательных помещений – временная мера. Она может быть оправданна, если, допустим, компания планирует переезжать в ближайшем будущем, а людей разместить нужно уже сейчас. Но стоит понимать, что, принимая такое решение, вам придется чем-то пожертвовать: имиджем, функционалом или другим. Но самое ценное – это персонал, вечная текучка отражается на имидже компании, внутрикорпоративных отношениях, культуре, на бизнесе в целом.

Если ваши сотрудники понимают необходимость данных изменений, они вас всегда поддержат. Не думаю, что можно жертвовать эргономикой. Неспроста мебельные гиганты вкладывают немалые средства в исследования, помогающие эффективно использовать офисное пространство, делая офис удобным. Мы проводим на работе большую часть своей жизни. Вот, к примеру, в офисе в сидячем положении мы находимся в среднем 9 лет жизни, и многие согласятся, что эргономика рабочего кресла очень важна. Но не одна эргономичная мебель может сделать офис удобным и комфортным. Только гармоничное сочетание четырех составляющих – офисного пространства, IT-технологий, сотрудников и бизнес-процессов – превращают офис в инструмент, позволяющий достигать поставленных целей и получать планируемые результаты.

Анастасия Кручинина,
директор по маркетингу AVIELEN A. G.:

И все же не рекомендуется чересчур уплотнять офисное пространство для персонала, в котором нормативы соблюдены по минимуму – никто не отменял положенные 6 кв. м на человека. Экономия на рабочем месте чревата множеством проблем и может негативно сказаться на эффективности работы. Есть масса способов сократить площадь занимаемого помещения за счет других изменений. Я согласна, что расположение open space сейчас очень актуально.

Еще одно удачное решение, на мой взгляд, это мобильные перегородки, которые по необходимости легко делят крупные конференц-залы на несколько комнат, что может существенно сократить расходы на стационарные системы. Хорошо, если у компании есть возможность перевезти архивы в складские помещения, где арендная ставка существенно ниже. Ну и конечно, можно сократить зону отдыха – например, за счет комнаты для курения. Конечно, все эти рекомендации индивидуальны для каждой компании, но, считаю, что оптимизировать издержки лучше на пересмотре офисного пространства, а не за счет сокращения рабочих мест.

Таисия Капридова:

Мы, как проектировщики, считаем, что есть некий перечень минимальных удобств, пренебрегать которым никак нельзя. Сюда относятся эргономические показатели рабочих мест – освещенность, уровень шума, удобство офисного кресла. В офисе обязательно должно быть место, где работники могут выпить чаю и даже полноценно пообедать, а если сотрудники питаются в городе, нужно организовать в офисе хотя бы кофе-пойнт. Людям также необходимо делать в течение дня небольшие перерывы, менять обстановку, общаться друг с другом, поэтому необходима хотя бы минимальная зона для отдыха. В общем, на функциональных вещах экономить нельзя – это существенно сократит производительность труда и обернется финансовыми потерями в будущем.

Правильнее всего экономить на стоимости отделочных работ и материалов. Не нужно «пускать пыль в глаза» партнерам роскошью отделки, лучше приятно удивить их в условиях кризиса разумным подходом к обустройству офиса.

Каролина Мозговая,
дизайнер архитектурной студии «Версия»:

Сегодня большинство компаний расходы на дизайн рассматривают как излишество. Однако надо учитывать, что помимо декора помещения архитектор помогает рационально использовать площадь, при этом стоимость экономичного варианта проекта составляет около $20/кв. м. В последнее время студии предлагают своеобразную антикризисную услугу по оптимизации рабочего пространства офиса. Стоимость предложения для офиса на 150–200 метров составляет минимум $500.

Просто урезать размер рабочей площади сотрудников с пользой для компании достаточно сложно. Например, согласно санитарным нормам, если работа специалиста связана с использованием жидкокристаллического или плазменного монитора, его личное пространство должно составлять минимум 4,5 кв. м. Кроме того, теснота в помещении может привести к росту напряжения в коллективе, увеличению числа ошибок и снижению качества труда. Поэтому лучше не сокращать рабочее пространство, а по-новому его обустроить. Дополнительное место для одного-двух сотрудников в кабинете можно выкроить за счет различных настенных и навесных элементов. Они по сравнению со стандартными тумбами и шкафами экономят до 25% площади. Возьмем, к примеру, потолки. Если они выше обычных 2,7 м, то одним из решений могут стать антресоли, куда переместятся бумажные архивы. Еще одним решением является правильный подбор офисной мебели. В частности, вместо широких угловых столов можно поставить прямоугольные меньшего размера.

Важное условие – вид деятельности сотрудника. Если он работает на компьютере, то большая столешница ему, как правило, не нужна. Однако если необходимо разместить графический планшет, сканер или второй монитор, то замена стола будет нерациональной. На рынке сегодня также представлено много трансформеров, которые из рабочего места легко переоборудуются в стол для переговоров. В зависимости от рабочей ситуации их можно использовать как в компактном, так и в развернутом виде.

Таисия Капридова:

Если после сокращения штата и оптимизации офисного пространства осталось много мебели, то самый удобный выход из положения – сдать освободившееся помещение вместе с мебелью.

Наталья Махова:

Ввиду того что сейчас основной задачей каждого бизнеса является наиболее эффективное использование собственных ресурсов и экономия издержек, существуют компании, предлагающие такую услугу, как ответственное хранение мебели с полным комплексом складских операций. Это позволяет решить сразу несколько задач: освободить дорогостоящее офисное пространство от ненужной мебели, не тратить время и деньги на обслуживание собст­венного склада, избежать разрастания штата и фонда оплаты труда.

Таисия Капридова:

В сфере обустройства офисов кризис положительно повлиял на один фактор – оптимизацию расходов. Он бросил вызов каждому предпринимателю – сможет ли его бизнес в этот сложный период стать более эффективным.

Наталья Махова:

Кризис не заставил работодателей забыть о комфорте. Конечно, каждая компания по-своему решает, как урезать затраты. Последние годы происходил рост, компании расширялись, набирая новых сотрудников. В настоящий момент многие игроки рынка заняли выжидательную позицию, а те компании, которые кризис затронул больше всего, вынуждены сокращать штат. Поэтому проблема скорее в лишних площадях, нежели в сокращении удобства рабочих мест сотрудников.