10 фактов об управлении БЦ класса А

1.    Совпадение интересов Собственника, Арендаторов и Управляющей компании

Для качественного управления и эксплуатации бизнес-центров высокого уровня необходимо полное совпадение интересов Собственника, Арендаторов и Управляющей компании. Основная идея – комфорт Арендаторов при сохранении постоянного арендного потока. Установление  партнерских позитивных отношений с Арендаторами является ключевой задачей Управляющего персонала.  Именно установленные добрые взаимоотношения могут помочь в минуту аварийных ситуаций и возникающих неприятных рабочих моментов. Поддержание комфортных условий  для Арендаторов является одним из ключевых факторов сохранения постоянного арендного потока даже в кризисной ситуации на рынке недвижимости.

2.    Квалификация персонала, обучение и развитие.

Каждый объект класса А обладает выраженной уникальностью по своим техническим и конструктивным особенностям, а также позиционированию. Для качественного управления важен максимально слаженный, профессиональный и клиентоориентированный подход управляющей команды, как к вопросам технической эксплуатации, так и к вопросам взаимоотношений с требовательными Арендаторами и Собственником. От персонала УК необходима гибкость и компромиссный подход. Сотрудники должны четко понимать и следовать ожиданиям Арендаторов, и стандартам самой УК. Для достижения качественного результата в управлении важен опыт сотрудников в работе с объектами аналогичного класса, а также следование передовым практикам рынка, регулярный обмен опытом с коллегами, работающими на других объектах компании. При этом руководство УК должно понимать, что только развитие персонала, обучение, поддержка и оценка лояльных к компании сотрудников  позволит повышать уровень и управляющей компании и объекта.

3.   Баланс доходов и расходов Собственника

Желание держать марку бизнес-центра Класса А и стремление к идеалу рождает значительные затраты, которые не всегда возможно возместить за счет эксплуатационных расходов Арендаторов Здания. В этой ситуации важно соблюдать правильный баланс между доходами и расходами Объекта. Правильно и  реалистично составленный бюджет расходов на управление и эксплуатацию бизнес-центра поможет определить моменты неэффективного управления, ситуации, где требуется дополнительное финансирование за счет будущих доходов и т.д. В этом случае Стандарты управления играют одну из базовых ролей – постоянный контроль за расходами и планированием. В ситуации доверительного управления бизнес-центром Класса А доходная часть также контролируется Управляющей компанией наравне с расходами. 

4.  Сокращение расходов за счет использования новейших технологий

Любой Собственник даже при стабильном балансе доходов и расходов желает снизить расходы. Правильно это делать, естественно, без снижения качества предоставляемых услуг. Здесь на помощь приходит Управляющая компании с богатым опытом работы. Новые технологии, "фишки" на рынке недвижимости позволят предложить Собственнику необычные подходы к сокращению затрат. Это могут быть современные технологии уборки, например:  помывки фасада с помощью роботов, сокращение расходов ТБО за счет установки пресс-компакторов и пресс-картона, технологии снегоплавилен. Установка программного обеспечения для приема и обработки заявок от арендаторов позволит сократить  занятость административного персонала и увеличить контроль за выполнением работ. Переход на энергосберегающие технологии: установка датчиков движения на паркинге, в коридорах, применение системы мастер-ключ обеспечит снижение энергопотребления.

5.  Стандарты управления

Работа Управляющей компании невозможна без ряда документов, позволяющих эффективно обслуживать Объект недвижимости и управлять им. В связи с этим Собственники Объектов часто предпочитают Управляющие компании, где созданы Стандарты управления и эксплуатации недвижимости. Это  своего рода руководство по качественному обслуживанию бизнес-центра, в нем собраны все аспекты по управлению, которые основываются на требованиях законодательства, технических требованиях к оборудованию, высоких требованиях к внешнему виду Объекта, профессионализме персонала. При этом важен постоянный контроль за соблюдением стандартов на уровне менеджмента компании и Объекта.

6.  Система контроля качества предоставляемых услуг

В связи с растущей конкуренцией на рынке недвижимости в последние годы ведущие управляющие компании стали уделять особое внимание контролю качества предоставляемых услуг. Многие компании задумались над созданием департаментов, функции которых включают в себя контроль качества оказываемых услуг, проведение внутренних аудитов всех объектов, контроль  за постоянным поддержанием и ростом уровня сервиса и выявление потенциала для улучшения. Деятельность в области менеджмента качества УК  может быть регламентирована стандартами Международной организации по стандартизации (ISO), что является определенным показателем ее эффективности.  Подобный контроль качества особенно необходим в управлении объектами класса А, так как уровень ожиданий Собственников и Арендаторов таких объектов максимально высок.

7.  Подбор подрядчиков

Высокий класс бизнес-центра и подобранный пул арендаторов объекта диктует управляющей компании и высокие требования к выбору подрядчиков. На данный момент выбор подрядчиков настолько велик, что конкурентоспособность на рынке уже не главный фактор выбора. Правильно составленное техническое задание на работы, грамотно проведенный тендер, живое общение с подрядчиками, позволит найти нужного, опытного, желающего работать бизнес-партнера. Сейчас на рынке подрядчиков существует масса примеров предложений, включающих  дополнительные опции, позволяющие в будущем экономить на аварийных поломках: работы  с учетом стоимости ЗИП, обслуживание с гарантийной заменой и т.д.

8.  Комфорт арендаторов – первостепенная задача Управляющей компании

 Существуют различные способы повышения лояльности Арендаторов, которые, на первый взгляд, не являются очевидными  - это небольшие мероприятия, направленные на создание положительного образа Управляющей компании и Собственника бизнес-центра, такие как, поздравления с праздниками, организация переговорных комнат, уютных локаций, интересных деталей интерьера, информационных стендов, благотворительных выставок, ярмарок и спортивных мероприятий. Такие детали помогают сформировать понимание у Арендаторов, что Собственник ориентирован на постоянное развитие.

9.  Высокие технологии

Стремительно развивающийся  рынок недвижимости налагает свои обязательства не только в области ведения бизнеса, но и в сфере строительства бизнес-центров. Класс А отличают высокие международные стандарты, современная архитектура и высокие технологии совместно с расширенной инфраструктурой. Бизнес-центры Класса А должны строиться с применением всех последних технологических разработок. Они должны отвечать повышенным требованиям к безопасности и надежности всех систем, особенно это касается организации рабочих мест.

Высокие технологии помогают Собственникам выставлять на рынок помещения, способные совместить деловое пространство и комфортные условия: оптимальный температурный режим, просторные офисы с панорамным остеклением, высокоскоростные лифты, красивое озеленение, экологически чистые парковки. Профессиональная УК должна быть готова воспринимать самые передовые технологии и разработки и обеспечивать оптимальные решения по их эксплуатации.

10.  Экологические  стандарты

Высокие технологии и статус бизнес-центра класса А невозможны без применения Зеленых стандартов. Российские Собственники все чаще обращаются к специалистам компаний, занимающимся сертификацией объектов недвижимости. Получение сертификации подразумевает сокращение энергетических ресурсов и экономию на количестве отходов. Управляющие компании, которые оказывают большую помощь Собственникам в получении сертификата,  одновременно повышают свой статус на рынке недвижимости. Собственники, в свою очередь, добиваются увеличения рентабельности Объекта и, как следствие, повышения ставок аренды.

Материал подготовила Наталья Афанасова, руководитель отдела управления и эксплуатации Sawatzky Property Management.