Техзадание - документ особой важности

Ибрахим Хассан, PMP, бизнес-тренер, руководитель проектов в области архитектуры и строительства
 
9145

Превышение бюджета, срыв сроков строительства, низкое качество проекта – к таким последствиям может привести небрежное либо невнимательное отношение к разработке технического задания.

Руководство к действию

В подробном, детально проработанном техническом задании (ТЗ) нуждаются как заказчик, так и исполнитель. Чем качественнее проработано ТЗ, тем более полным будет представление о проекте у обеих сторон. Исполнителю это поможет четко выполнять поставленные задачи и соблюдать сроки, заказчику – следить за ходом выполнения работ, а при возникновении спорных вопросов детально проработанное ТЗ поможет доказать правоту той или иной стороны.

Среди обязательных пунктов, которые включает в себя техническое задание, должна присутствовать информация о местоположении объекта, экономических показателях, возможных ограничениях в работе над проектом, наименование компании-заказчика, компании-проектировщика, основания  для проведения работ,  перечень и объем работ, сроки их выполнения. 

Нужно не лениться прописывать также все ограничения. Сколько может быть ограничений? Хоть сто. Прописаны должны быть все. Нельзя на данном участке строить объект высотой более 10 этажей? Записываем в ограничения. Особое внимание нужно обращать на ограничения, связанные с памятниками культурного наследия. Заказчик должен передать подрядчику список всех известных ограничений по проекту. Также необходимо прописать допущения. Например, если летом пойдет снег, срок строительства объекта будет увеличен. В западных компаниях на раздел «Допущения» обращают особое внимание и подробно прописывают все возможные ситуации.

Мелочей не бывает

Насколько детальным должно быть техническое задание? Формальных ограничений для ТЗ не существует. Все зависит от масштаба проекта, требований заказчика и, в конце концов, от привычки проектировщика. Часто у проектировщиков наблюдается плохая привычка делать ТЗ «попроще». Я считаю, что техническое задание должно быть максимально развернутым и подробным. Помимо пунктов, о которых мы уже сказали, в ТЗ обязательно нужно включить раздел «Исключения». Как правило, в ТЗ стараются указать, что подрядчик должен делать, но не менее важно прописать, что не входит в перечень работ. У каждого инвестора своя практика, и, возможно, предыдущий исполнитель, с которым ранее работал заказчик, по умолчанию проводил некоторые работы, не прописанные в ТЗ.

Если лень перечислять все исключения, предлагаю вставить фразу: «Исполнитель выполняет только те работы, которые указаны в данном техническом задании. В случае необходимости дополнительных работ стороны оформляют дополнительное соглашение». Всего одна фраза, но она избавляет от иллюзий и предположений, что какие-то работы будут выполнены «по умолчанию». Кроме того, эта фраза будет сигналом для заказчика о том, что любые его дополнительные идеи, возникающие в ходе работы над проектом, будут выполняться и оплачиваться по дополнительному соглашению. Если же мы не внесем такого пункта в ТЗ, заказчик будет вправе предлагать все новые и новые идеи, реализация каждой из которых вряд ли обойдется в 100 руб., а бюджет проекта ограничен.

Очень скрупулезно нужно подходить к вопросам, связанным с разрешительными документами, особенно касающимися культурного наследия, исторических памятников. В моей практике был такой случай. Мы собирались заключить договор на проект по реконструкции одного старого здания. Я поинтересовался у заказчика, нуждается ли проект в каких-то специальных исследованиях, изысканиях, так как объект, хотя и не представляет культурной ценности, находится на охраняемой законом территории. Мне ответили, что никаких дополнительных изысканий не нужно. К моменту подписания договора у заказчика появился новый руководитель проекта, который навел справки в департаменте культуры Москвы и выяснил, что на данной территории, которая представляет собой историческую ценность, нельзя копать, а, значит, проводить любые строительные работы, так как можно повредить культурные слои. К счастью, мы не успели подписать договор по данному проекту.

Когда взять тайм-аут?

Разработкой технического задания занимается либо заказчик, либо исполнитель, действующий по его поручению. Как правило, у крупных девелоперских компаний есть отдел проектирования, который занимается ТЗ. Но нередко бывает, что со стороны заказчика за согласование ТЗ отвечает всего один человек. Моя практика показывает, что в разработке технического задания должны принимать участие все специалисты, которым предстоит работать над проектом. Бывает, что заказчик точно понимает, каким хочет видеть проект, и предлагает к обсуждению практически готовое ТЗ. В этом случае исполнитель должен изучить его, уточнить детали, объем работ, внести  свои замечания. Утверждает техническое задание, конечно же, заказчик.

Когда должно разрабатываться техническое задание? На этот вопрос есть два ответа, и оба они – верные. Если мы работаем над небольшим проектом со сроком выполнения 1-2 месяца, можно сразу подготовить шаблон (если вы не первый день на рынке, у вас наверняка обнаружатся в архиве несколько ТЗ по схожим проектам). Передаем заказчику, обсуждаем, вносим необходимые корректировки, утверждаем и, используя ТЗ как приложение к договору, приступаем к работе. Например, у нас на днях появился проект, аналогичный тому, который мы выполняли в августе 2017 г. Различается только по нескольким параметрам и адресу проекта. Мы предложили заказчику взять за образец ТЗ из нашего архива, над которым долго и упорно работали в прошлом году. В итоге нам удалось сэкономить время на разработку ТЗ, а в результате сократить время работы над проектом.

При работе над масштабным проектом я всегда предпочитаю взять тайм-аут, чтобы детально проработать техническое задание. Чтобы приступить к работе над проектом, нужен договор, частью которого будет являться разработанное ТЗ. До разработки ТЗ я предлагаю заказчику подписать договор, в котором мы указываем первым этапом разработку технического задания. Таким образом, заказчик получает время, чтобы определиться и понять, каким в деталях он хочет видеть свой проект, а у исполнителя – изучить требования заказчика, при этом не тянуть с подписанием договора.

Бойся клиента креативного

Существует мнение, что небрежно составленное техническое задание может привести к увеличению бюджета.

Например, если вы архитектор и получили заказ на разработку архитектурно-градостроительной концепции участка, спросите у заказчика, какие у него предпочтения по архитектурному стилю. Может оказаться, что у него особых предпочтений нет. Когда заказчик отвечает подобным образом, для исполнителя это плохо: либо он никогда не закончит этот проект, либо будет превышение бюджета – и не заказчика, а исполнителя. Условно, вы подписали договор на 2 млн руб. на 2 месяца проектирования, но если у заказчика нет предпочтений по стилю, вы будете предлагать ему один вариант за другим, ему что-то будет нравиться, что-то нет, сроки будут затягиваться, и это неизбежно повлечет за собой увеличение стоимости ваших работ. Поэтому гораздо проще, когда заказчик показывает картинку и говорит, что есть такой-то жилой комплекс, он мне нравится, хочу видеть у себя что-то подобное. Как правило, профессиональные девелоперы хорошо знают, чего хотят. Их требования обусловлены рынком и продиктованы коммерческими условиями. Заказчик может заранее провести анализ объектов недвижимости в своем районе – уже существующих, строящихся и тех, строительство которых скоро начнется. На основании этих данных он может определиться и с концепцией, и со стилем своего проекта таким образом, чтобы выгодно отличаться от остальных проектов в этом районе.

Случаи, когда заказчики хотят внести изменения в проект уже в ходе его реализации, происходят достаточно часто, и далеко не всегда это связано с изменившимися вкусами. Например, при реализации жилого квартала, уже во время работы, заказчик может узнать, что неподалеку начинается строительство еще одного ЖК с подобной концепцией. Чтобы выделиться, сделать проект более интересным для покупателя, инвестору приходится на ходу менять что-то в концепции. Однако для исполнителя это решение чревато не только увеличением объема работ. Это все равно, что получено задание построить самолет, а после заказчик проанализировал ситуацию и понял, что самолеты не продаются, а продаются вертолеты. Тоже летательное средство, принцип один, даже проще, рассуждает заказчик. А исполнитель уже нанял специалистов по проектированию самолета.

Поэтому у меня есть правило: когда мне звонит менеджер заказчика и просит поменять что-то в проекте, я вежливо отвечаю: «Конечно, поменяем, только вы, пожалуйста, напишите об этом официальное письмо, и внесем изменение в ТЗ». Сразу становится понятно, просьба представляет «хотелку» этого менеджера или же это поручение его руководства. Когда человеку предлагают изложить просьбу письменно, он дважды подумает, нужно ли это, ведь письмо накладывает на него личную ответственность. Возможно, у данного менеджера нет полномочий вносить изменения в ТЗ.

Получив письменный запрос на изменения, мы внимательно изучаем его и отвечаем, что данные изменения представляют собой новое задание, требующее выполнения таких-то работ (перечень работ и сроки) и будет стоить столько-то (указываем сумму). Если внесение любых изменений в проект для заказчика является бесплатным, как вы понимаете, его аппетит будет расти с каждым днем. В нашей ситуации заказчик задумывается, насколько необходимы изменения, влекущие дополнительные расходы. А для заказчика в этом тоже есть позитивная новость – возможно, не все изменения так уж и необходимы, если тщательно разобраться.

Есть много примеров проектов по проектированию и строительству, над которым команды работают несколько лет, хотя должны были закончить его за год. За это время стоимость проекта может вырасти в 2 и более раз, а техническое задание все время меняется. 

Важность грамотно составленного ТЗ сложно переоценить. Потратьте немного больше времени сейчас, чтобы впоследствии минимизировать риски пересмотра сроков проекта, его бюджета и качества. И помните, хорошее ТЗ - это всегда совместная работа заказчика и исполнителя.


Материалы по теме

Точка зрения

«Испорченный телефон» или коммуникации по правилам?

Ибрахим Хассан, PMP, бизнес-тренер, руководитель проектов в области архитектуры и строительства
 
14.05
Точка зрения

Как предложить клиенту эксклюзивный сервис?

Дмитрий Ермышев, директор департамента маркетинга и рекламы девелоперской компании «Созвездие» и управляющей компании «СТАТУС» (в рамках холдинга «Созвездие Водолея»)

09.06
Точка зрения

Как управлять объектами с множеством собственников?

Мария Онучина, управляющий директор PM УК NAI Becar
 
22.05

журнал CRE 9-10 (408-409)

Май 2022
Журнал выпущен при поддержке: Группа компаний Спектрум http://spectrum-group.ru/   Raven Russia www.rrpa.ru Nikoliers https://www.nikoliers.ru/   Radius Group www.radiusrussia.com   Knight Frank www.kf.expert   Metrika Investments https://metrikainvestments.com/ CORE.XP https://rentnow.ru   ricci https://ricci.ru/ В НОМЕРЕ:  Фоторепортаж CRE MOSCOW АWARDS-2022: «ДЕНЬ РОЖДЕНИЯ ЗАВТРА»   Актуально РАБОТНИК НЕ ВОЛК За два месяца кадровый «рынок кандидата» трансфо...

Популярное

Источник: Пресс-служба «РИОТЭКС»
Сделка

«Синергия» арендовала три этажа в «РТС “Нагатинский”»

«РИОТЭКС» рассказал про «самую крупную сделку на рынке офисной недвижимости в этом году».
 
27.06
Источник: cre.ru
Игроки рынка

IHG тоже прощается с Россией

Владеющая сетями Holiday Inn и Crowne Plaza компания IHG прекращает работу в России.
 
28.06
Источник: gusn.mosreg.ru
Сделка

«PNK парк Новая Рига» продан

Компания PNK group продала склад на Новой Риге.
 
29.06
Источник: cre.ru
Экспертный анализ

Весело и пусто

Ресторанный сегмент сохраняет статус «все сложно»: сначала - пандемия коронавируса, затем — события последних четырех месяцев. Сейчас игроки говорят о дефиците всего – от импортного алкоголя и продуктов до клиентов. Надежды на коллективного внутреннего туриста, которому при полузакрытых границах неизбежно придется путешествовать по России и тратить деньги там же, оправдаются вряд ли, прогнозируют эксперты.
 
30.06
Источник: Пресс-служба KW
Игроки рынка

«Рабочую станцию» переименовали

Сеть сервисных офисов «Рабочая станция» будет работать под новым брендом.
 
29.06
Источник: Пресс-служба ОХТА МОЛЛ
Открытие

«Жемчужная Плаза» примет «Перекресток»

В ТРЦ «Жемчужная Плаза» откроется «Перекресток».
 
27.06
Источник: Пресс-служба RRG
Назначения

Новое назначение в RRG

Светлана Ярова получила новую должность.
 
30.06

подпишись НА эксклюзивные новости cre